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庆典活动如何确定参与者和人数

日期:2013-06-15  阅读:236

如何确定参与者

庆典活动多种多样,参与者也就千差万别,庆典活动策划者要确保参加活动的都是应该来的人。作为活动组织者,在制订客人名单时,需要对以下几个问题有深入的考虑:

l  此次活动的目标参与者是谁?

l  打算邀请哪些人?谁将会被列入黑名单?

l  为什么邀请这些人?

l  一定需要谁来参加呢?

l  如果想使这些活动引起媒体的关注,那么是否、以及应该邀请多少记者?哪些媒体是最适合的?

l  需要请政府官员来吗?请谁最可行?

l  应该请公司职员还是顾客或供应商?

邀请多少人

     在庆典活动策划者开始为活动寻找举办场地之前,必须知道要参加活动的客人人数以及活动所在的一些内容。如:以下事项策划者就需要考虑:

需要安排住宿吗?要为多少人安排?

客房数量应该根据一人一间还是两人一间来预订?

如果活动在白天举办,是否需要安排一个专门房间供客人换衣服或者私下会晤之用?

会议厅要能够容纳多少与会者?

打算怎么布置房间?是8人圆桌式“U”形还是中空方形?需要有展示区吗?

是否需呀安装背投、搭建舞台?

是否需要一些分会议室,以便客人在主会议室会议结束后招开小型会议?有多少会参加分会?会议持续多少时间?分会议室需要视听设备吗?

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